Le choix de la surface de bureaux est une étape stratégique afin de bien choisir ses futurs bureaux. Bien dimensionner l’espace de travail est essentiel pour garantir à vos employés un environnement propice à la productivité tout en maîtrisant vos coûts. Mais comment déterminer précisément la superficie adaptée à votre activité ? Cet article vous guide pas à pas à travers les principaux facteurs à considérer pour choisir la surface de bureaux idéale pour votre entreprise.
Les critères déterminants pour choisir la bonne surface de bureaux
La superficie idéale de bureaux varie selon plusieurs facteurs, tels que le nombre d’employés, l’aménagement de l’espace, le type d’activité, et les perspectives d’évolution de votre entreprise.
Le nombre d’employés : un facteur clé
L’un des premiers éléments à prendre en compte est évidemment le nombre de collaborateurs que vous devez accueillir. Une règle générale souvent utilisée est de prévoir 10 à 12 m² par employé. Cependant, ce chiffre peut varier selon le type d’organisation et d'aménagement de votre entreprise.
- Bureaux individuels : Si vos collaborateurs occupent des bureaux fermés, il faudra prévoir davantage d’espace, environ 12 à 15 m² par personne.
- Open space : Dans un espace de travail ouvert, vous pouvez réduire légèrement cette superficie à 8 à 10 m² par employé, en fonction du mobilier et des installations.
Dans certains cas, un espace partagé comme une salle de réunion ou un coin détente peut réduire le besoin en m² par employé tout en améliorant la convivialité du lieu de travail. L’optimisation de l’espace de bureaux repose donc aussi sur une bonne répartition entre les espaces de travail individuels et collectifs.
Prendre en compte l’activité de votre entreprise
Le type d’activité que vous menez influence fortement le choix de la surface de bureaux. Par exemple :
- Activités de bureau classiques (comptabilité, administration, marketing) : Les besoins ici sont assez standards, avec un ratio moyen de 10 à 12 m² par personne.
- Entreprises technologiques ou créatives : Ces entreprises ont souvent des besoins spécifiques, notamment en termes de salles de réunion, d’espaces collaboratifs, et d’aménagement modulable. Elles peuvent nécessiter davantage d’espace pour installer des équipements supplémentaires ou des zones de brainstorming.
- Activités nécessitant des équipements volumineux : Si votre activité implique des serveurs informatiques, des espaces de stockage, ou des laboratoires, il faudra prévoir des espaces supplémentaires. Dans ces cas, un calcul précis de la surface de bureaux par employé devra intégrer ces installations spécifiques.
L’aménagement de vos bureaux : open space ou bureaux fermés ?
La décision entre un open space et des bureaux fermés impacte directement la surface nécessaire. Le choix dépend du style de travail que vous souhaitez instaurer dans votre entreprise.
- Bureaux individuels ou fermés : Ils favorisent la concentration et la confidentialité. Toutefois, ils nécessitent plus de superficie par personne. Comptez entre 12 et 15 m² par employé dans cette configuration.
- Open space : Cette solution est plus économique en termes d’espace et favorise la collaboration. Ici, 8 à 10 m² par personne peuvent suffire si l’espace est bien organisé, avec des meubles ergonomiques et un agencement optimisé.
Chaque type d’aménagement a ses avantages et inconvénients. L’optimisation de l’espace de bureaux repose souvent sur un juste équilibre entre les zones ouvertes et des espaces fermés, comme les salles de réunion, nécessaires pour les moments de confidentialité ou de concentration.
Calculer la surface de bureaux en fonction des besoins spécifiques de l’entreprise
Outre le nombre d’employés et l’aménagement, certains besoins spécifiques à votre entreprise peuvent influencer la superficie de bureaux idéale.
Les espaces annexes : des zones à ne pas négliger
En plus des espaces de travail individuels ou partagés, certaines entreprises ont besoin d'espaces annexes :
- Salles de réunion : Prévoir au moins une salle de réunion de taille moyenne pour chaque 10 à 15 employés. Une salle peut nécessiter entre 15 et 25 m², selon sa capacité.
- Espaces de détente ou cafétéria : Offrir à vos employés des zones de repos est important pour le bien-être au travail. Une petite entreprise de 10 à 20 personnes peut prévoir un espace commun de 20 à 30 m².
- Zones d’accueil : Si votre entreprise reçoit régulièrement des clients ou des partenaires, un espace d’accueil fonctionnel et esthétique est nécessaire. Comptez environ 10 à 15 m² pour une petite réception.
Anticiper la croissance future de votre entreprise
Votre entreprise est-elle en pleine croissance ? Si vous prévoyez une augmentation rapide du nombre de collaborateurs, il est judicieux d'intégrer cette donnée dès le départ dans vos calculs de superficie. Prévoyez 10 à 20 % de surface supplémentaire pour vous adapter à de futurs recrutements sans avoir à déménager ou à réaménager constamment.
Par ailleurs, certaines solutions, comme la location de bureaux modulables ou dans des espaces de coworking flexibles, peuvent offrir une solution temporaire en cas de croissance rapide. Ces alternatives permettent d'ajuster rapidement la surface de travail sans engagement à long terme.
Coût de location des bureaux en fonction de la surface
La surface de bureaux impacte directement le coût de la location. Il est donc important de choisir une superficie qui correspond à vos besoins sans pour autant dépasser votre budget.
Calcul du coût moyen par m²
Les prix de location varient considérablement en fonction de la ville et du quartier où vous souhaitez installer vos bureaux. Dans des grandes villes comme Paris ou Lyon, les loyers peuvent atteindre des niveaux élevés, en particulier dans les quartiers d’affaires. Par exemple, à Paris, le prix moyen de location peut osciller entre 400 et 900 € par m² par an, tandis que dans des villes de taille moyenne, comme Lille ou Toulouse, il est souvent inférieur à 200 € par m² par an.
Pour éviter de surdimensionner ou sous-dimensionner vos bureaux, il est essentiel de bien estimer la surface en fonction du nombre d'employés et des besoins en aménagement.
Optimisation de l’espace pour réduire les coûts
Une optimisation intelligente de l’espace peut également permettre de réduire les coûts sans sacrifier le confort des employés. Par exemple, le recours à des espaces partagés, des bureaux flexibles ou modulaires, et la mise en place d’horaires flexibles peuvent permettre de réduire la superficie nécessaire sans compromettre l'efficacité de votre équipe.
Certaines entreprises choisissent également de louer des bureaux dans des espaces de coworking pour bénéficier d’une flexibilité accrue, ce qui peut s’avérer particulièrement avantageux pour les entreprises en phase de croissance ou ayant des besoins temporaires en termes d’espace.
Le choix de la surface de bureaux idéale pour votre entreprise repose sur une combinaison de facteurs : le nombre d’employés, l’aménagement des espaces de travail, le type d’activité, ainsi que les besoins spécifiques liés à votre entreprise. En tenant compte de ces éléments, vous serez en mesure de définir une superficie qui optimise à la fois la productivité de vos équipes et la gestion de vos coûts.
Que vous optiez pour des bureaux fermés, un open space, ou un espace modulable, anticiper la croissance future de votre entreprise et prendre en compte les espaces annexes sont essentiels pour garantir un environnement de travail adapté et agréable. Vous pouvez également explorer des solutions flexibles comme les bureaux en coworking, qui offrent plus de modularité en fonction de l’évolution de vos besoins.
